如何写好年终总结

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对职场人而言,年终总结是一个绕不开的“坎儿”,一年的辛苦,究竟该如何在几页薄薄的“纸上”体现出自己的工作成果,同时还要给老板们留下深刻的印象,很多人也为此“痛苦不已”。事实上,你只要掌握一些原则,同样可以让自己在年末出彩一把。

强化印象

今年小程得到了晋升的机会,在年初部门提升经理时,有另外一位实力强劲的同事与小程PK,而部门副总之所以决定提升小程,一定程度上也因为他提交的年终总结。“公司下达的销售任务指标280万元,实际完成300万元,超额完成任务20万。市场占有率为同行业的30%,与去年相比增长了10%,具体的原因如下……”详实的数据和图表对比分析给副总留下了深刻的印象。

个案、数据化、图示、做类比是写好年终总结屡试不爽的“铁定律”。企业的领导通常都很忙,此时,总结多用一些数据或量化的数字、对比图、文字说明做论据,能够给领导留下深刻印象。如果有可能,不妨利用多媒体演示,让人看起来既非常专业,又便于理解;同时会认为你的总结非常认真和准确,并为自己树立一个非常职业化的形象。

大多职场人都会对业绩做出分析,但往往只限于文字表述,如果能运用一些科学的分析方法,比如:swot分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法,一定会使你的总结非常专业和精彩。

其实只要能给上司留下深刻的正面印象,一份年终总结就已经完成了70%。

理出重点

一年的时间,职场人必然要做许多工作,在写自己年终总结时,有些工作内容和结果,自己都不能记得非常清楚,作为快消品企业市场部经理的王超就面临着这样的问题,他的体会是,年终总结不好写并不是没什么可写,而是事情太多不知道该写什么。“年初做的市场工作,很多细节都记不清楚,我的老板更没有什么印象,按照时间的顺序往下排,写出来的年终总结好几页,自己看着都烦”。

王超的同事刘欣欣却并不烦恼,他将自己一年来所做的市场工作进行了筛选,根据企业不同销售季各选出了一个有代表性市场活动行为,将其展开并附上了相关的市场份额提升数据和相关分析,结果受到了老板的大加赞赏。

在写年终总结之前,理清自己一年以来的工作记录自然是首要的事情,但年终总结却不能写成一年的流水账。“流水账是许多人通常采用的总结形式,看似洋洋洒洒,篇幅巨大,实则一点都没有针对性”。在职场专家们看来,年终总结不是一年的经历汇总,在内容上必须进行有效的选取和整理,需要一个或几个核心事件来贯穿和体现工作的成果或业绩。某种意义上讲,写年终总结和写简历非常相似,都是如何凸显出重要的业绩,“根据我的相关研究,擅长写简历的职场人,往往年终总结也写得非常好。”职场专家海阔这样表示。

对于职场人而言,核心事件其实非常容易找到,把握以下要素即可:自身岗位的KPI或者部门关注的指标及考核内容。临近年底,一年中的考核指标和权重基本上已经显露无疑,所以在分析的过程中,就很容易将考核的关注重点一一列出,或者即使不在KPI或上司关注指标和考核范围内,在日常工作中自己表现非常出色的事件也可以列出。

转换指标

又到年终,作为公司行政主管的Susan也为年终总结“痛苦”起来。Susan的年终总结之所以“难产”,有两个主要原因:一、“都是机械性工作,没有新意”;二是“日常工作琐碎”而导致很难总结。“行政后台类的工作内容就是如此,经常要做很多零碎的事情,还要应对公司的突发事件,要把它写个明白,一时之间还真难着手”。

Susan在思考后,选定了以下的5个方面内容作为总结的重点:公司日常费用开支;日常办公设备的完好率和维护支出;员工对行政部门的投诉率;企业日常活动安排的组织;日常工作流程体系的简化及效率提升。由于公司日常费用开支、日常办公设备的维护支出,都有不同程度的下降,日常工作流程的效率也得到了提升,公司对于Susan的年终总结十分满意,绩效评估也有了显著的提升。

直接产生业绩的部门,写起总结相对比较容易——量化的指标是显性因素,但对于企业中类似Susan所在的行政、人力资源、财务等非业务部门,确实存在工作内容无法量化表现的问题。

所以从事这类工作的职场人可以从如何优化现有工作流程、提高工作效率方面着手,体现出一些合理化建议和实施方法,附带一些与往年的数字对比来体现工作内容。一般用比率指标写比较好,如培训专员的培训组织和课程满意度、员工对培训计划的满意度等都可作为量化的依据。其实对于成本部门,在年终总结方面有一个关键点必须要涵盖到:降低成本(成本部门省下的就是公司的利润)或者体现出提升效率以及效果。

重在态度

在过去一年中,作为销售部的销售亚军,虽然华刚在年终总结报告中列出了几个要点,例如自己工作的业绩成果——销售额第二(业绩也仅仅只比销售冠军低了2%);各项计划完成比例(销量、销售额、回款、利润)情况,与去年同期相比略有增长……但销售总监却对华刚的年终总结并不满意。

“通过一份年终总结可以看出,下属对自己全年工作所持的态度,这是我关注年终总结最看重的一点。”一位外企的销售总监表示。对于每个下属一年来的业绩和相关数据,作为上司肯定非常清楚,并不需要在总结中过分帮助他们去“提醒”,而是希望通过对于一年工作的总结,发现下属对待一年以来工作的职业态度并能分析出其中的得与失——如果对于一年的业绩情况能够做到深入、有效的分析,找出“数字背后的数字”,则说明职场人进行了认真的思考和分析。

之所以许多职场秘笈强调在写年终报告时,要多用数字、图标以及对比的方式来体现,除去给上司留下直观的印象之外,其本质是为了体现职场人对待一年业绩的态度——如果不对业绩和指标做深入的分析和总结,很难得出相关的数据和指标。

另外,在写年终总结时,一定要进行换位思考,去了解自己老板或者上司的考评思维。除去年终总结最后的审查权由上司和老板决定之外,年终总结对上司也很有帮助。在层级化管理构架下,每一级管理者都会对自己的下级有考核和关注的指标,自己的上司也要向他的上司递交年终总结——很多职场人都会忽略,自己的年终报告往往也是构成老板或者上司向更高一级主管汇报的素材,因为上司们更乐意引用现成的数据。


写好年终总结的常规要点:

1.先写出大纲,然后再把大纲中所涉及的事件加进去,然后再细致地进行加工,最后再进行文字的润色。

2.遵循各司其职的原则,不要超越自己的职责范围和权限,而去总结评价其他人的工作成绩或失误,虽然有可能涉及到其他部门的配合。

3.反思创新,总结的主要目的是通过反思过去,找出问题所在,同时应该拿出解决方案。

4.总结的内容一定要做到心中有数,总结中的关键是要有重点,要展现出自己的工作重点和亮点,特别是上司关注的问题一定要详细具体。

5.不要忽略细节,尤其是一些重大事件的细节,通过细节的描述,赢得上司的关注和理解,毕竟上司在决策层,有时并不能理解执行层的苦衷。